Description
Poste ouvert
Localisation US
Possibilité d'emploi à temps plein
Assistant(e) administratif exécutif
L’assistant(e) administratif exécutif, travaillera directement pour le CEO et soutiendra aussi la CFO ainsi que certains membres de l’équipe américaine avec une responsabilité partagée avec les autres membres de l’équipe administrative. L’équipe d’Ocergy travaille entièrement à distance et utilise MS Teams. La société est organisée avec son siège à Oakland, en Californie, et une importante filiale à Aix-en-Provence, en France, ce qui nécessite une flexibilité et une compréhension des différences culturelles. Les responsabilités seront multiples et diverses.
Candidat
Le candidat retenu devra :
Être responsable ou participer aux tâches suivantes :
• Planification des agendas et des réunions de la direction générale
• Soutenir la direction générale dans l’organisation des réunions du conseil d’administration et des réunions avec les clients, aider à la préparation des présentations et à la distribution de la documentation requise.
• Réserver des voyages internationaux et nationaux pour l’équipe américaine et veiller au respect de la politique interne en matière de voyages.
• Soutenir le service financier dans les activités comptables courantes (réception et archivage des reçus, traitement des demandes de remboursement de frais de déplacement, etc.).
• Soutenir les opérations et la communication de l’entreprise en préparant, organisant et diffusant des informations.
• Soutenir les projets de l’entreprise en suivant les procédures de contrôle des documents, en distribuant la documentation aux clients en temps voulu, avec précision et en respectant le plus haut niveau de confidentialité.
• Gérer les calendriers et respecter les délais tout en observant le plus haut niveau de confidentialité et de précision.
Exigences
Exigences minimales :
Individu(e) motivé et proactif
• Flexible, capable de prioriser et de gérer les tâches, doté d’un bon jugement, sachant maintenir la confidentialité et fournir un niveau de service élevé.
• Fiable et digne de confiance, créatif
• Solides compétences en communication, expérience dans le soutien d’une équipe diversifiée
• Maîtrise de l’anglais écrit et parlé de haut niveau pour la communication professionnelle, Maîtrise du français.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• 2 ans d’expérience connexe requis
• Orienté vers la conception graphique, un plus
Poste à temps plein avec flexibilité, entièrement à distance, avec autorisation de travailler aux États-Unis. Rémunération en fonction de l’expérience et des qualifications. Avantages inclus.
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